Prisen på en sommerfest ude i byen afgøres af fire poster: mad, drikkevarer, lokale og personale, og den største forskel ligger i, om de er samlet i én pris pr. person eller betales hver for sig. Til 30-80 gæster er det modellen, der flytter budgettet. Her får du budgetskemaet, de spørgsmål der afslører skjulte udgifter, og et eksempel på, hvordan tre tilbud sammenlignes.
- Tre modeller: samlet pakke, lokale med egen forplejning eller restaurant med udeplads.
- Drikkevarer er den post, der oftest skrider. Aftal fri bar eller forbrug skriftligt.
- Sammenlign altid pris pr. person inklusive moms, drikkevarer og personale.
- Indregn en plan for regn: DMI’s klimanormal for juli er 16,9 °C i døgnmiddel (1991-2020).
Hvad koster en sommerfest ude i byen, og hvorfor er der ingen fast pris?
En sommerfest ude i byen har ingen fast pris, fordi stederne sælger vidt forskellige pakker. Ét sted tager en pris pr. person for mad og drikke. Et andet tager leje for lokalet og lader dig selv stå for maden. Et tredje kræver en minimumsomsætning, altså et beløb selskabet samlet skal handle for, uanset hvor mange der kommer.
needs.dk bringer derfor ikke en liste med kronebeløb. Priser på selskaber ændrer sig fra sæson til sæson, og et tal uden dato og kilde hjælper ikke, når du skal booke til sommeren 2027. Det, der hjælper, er at vide, hvilke poster der skal med i budgettet, og at få tilbuddene ind i samme format, så de kan sammenlignes.
Antallet af gæster er den vigtigste enkeltfaktor. Ved 30 gæster kan mange restauranter og caféer tage selskabet uden at lukke for andre. Ved 80 gæster skal du typisk have hele stedet eller et lokale for jer selv, og så begynder minimumsomsætning og eksklusiv leje at spille ind.
Hvilke poster skal med i budgettet?
Budgettet til en sommerfest for 30-80 gæster skal rumme seks poster. De fire første er de store, og de to sidste er dem, der oftest bliver glemt, indtil fakturaen kommer.
| Post | Hvad den dækker | Spørg om |
|---|---|---|
| Mad | Velkomst, middag, dessert, natmad | Er natmad med i prisen? |
| Drikkevarer | Vin, øl, vand, drinks, kaffe | Fri bar i et bestemt antal timer eller afregning efter forbrug? |
| Lokale | Leje, minimumsomsætning, eksklusiv brug | Hvad sker der, hvis vi bliver færre? |
| Personale | Tjenere, bartendere, kok, rengøring | Er personale og oprydning inkluderet? |
| Musik og aktivitet | DJ, lydanlæg, aktivitet, dansegulv | Hvad koster det at forlænge efter midnat? |
| Vejr og transport | Telt, varmelamper, taxa eller bus hjem | Er der indeplads til alle ved regn? |
Hvilken model er billigst: pakke, eget lokale eller restaurant?
Ingen af de tre modeller er altid billigst, men de fordeler udgifter og arbejde forskelligt. Flere restauranter, som John & Woo på Frederiksberg, samler mad, drikkevarer, lokale og personale i én pris pr. person. Et lokale med egen forplejning ser billigst ud på papiret. Klubben Festlokale i Sydhavnen og Djøf Rooftop ved Nørreport lader dig fx medbringe egen mad og egne drikkevarer, ifølge Venuus oversigt over festlokaler i København. Til gengæld skal du selv betale for catering, glas, køl og personale.
Pladeværkstedet på Refshaleøen er et eksempel på et lejet lokale, hvor borde, stole, lydanlæg, køkken og en 150 m² stor terrasse følger med lejen. Det sparer udstyrsleje, men maden og drikkevarerne er stadig din opgave.
En restaurant med udeplads er den tredje model. Hos John & Woo på Frederiksberg er der et udendørsareal med plads til 70-80 siddende gæster og varmelamper, kælderen kan indrettes som dansegulv, og bordtennisbaren kan lægges til for 30-40 gæster. Selskaber på omkring 80 gæster eller flere kan få et tilbud på en firmasommerfest hos John & Woo, hvor mad, drikke og program er samlet. Den model kan koste mere pr. kuvert, men indeholder også det arbejde, du ellers selv skal udføre.
Hvorfor skrider drikkevarebudgettet oftest?
Drikkevarebudgettet skrider oftest, fordi det er den eneste post, der afhænger af gæsternes adfærd. Maden er bestilt på forhånd. Drikkevarerne bliver ved med at løbe, så længe baren er åben, og en varm sommeraften får folk til at drikke mere vand, øl og hvidvin end en kold aften i december.
Der findes to grundmodeller. Fri bar i et aftalt antal timer giver en fast pris pr. person og et budget, der ikke overrasker. Afregning efter forbrug kan være billigere, hvis mange gæster kører bil eller går tidligt, men du ved først prisen bagefter. Spørg også, om kaffe og vand er med, og hvad en forlængelse koster.
Sæt et loft på forbrugsbaren. Mange steder kan sende en besked, når et aftalt beløb er nået, så festudvalget selv kan beslutte, om baren skal fortsætte. Få det skrevet ind i bekræftelsen, ikke bare aftalt i telefonen.
Hvordan sammenligner du tre tilbud på samme sommerfest?
Du sammenligner tre tilbud ved at omregne dem alle til pris pr. gæst inklusive moms, drikkevarer, personale og udstyr. Det er den eneste måde at se, om et billigt lokale stadig er billigt, når catering, glasleje og rengøring er lagt til.
Tag et konkret eksempel. Et ingeniørfirma med 45 medarbejdere vil holde sommerfest en torsdag i juni. Festudvalget indhenter tre tilbud. Det første er et lejet lokale, hvor de selv bestiller catering og køber drikkevarer. Det andet er en pakke fra et eventsted med fri bar i fire timer. Det tredje er en restaurant med udendørsareal og mulighed for dans indenfor.
Udvalget sætter tallene ind i det samme skema med de seks poster. Lokalet viser sig at mangle personale, glas og oprydning, som skal lejes for sig. Pakken har ingen natmad. Restauranten har alt med, men kræver et endeligt antal gæster en uge før. Først når skemaet er udfyldt, kan udvalget se den reelle forskel, og den er sjældent så stor, som de første tal antydede.
Det billigste tilbud er sjældent det billigste, før glas, personale og oprydning er regnet med.
Hvad koster det, hvis vejret svigter?
Vejret koster kun ekstra, hvis festen ikke har en plan B. Hos John & Woo på Vesterbrogade er der et udendørsareal til 70-80 siddende gæster med varmelamper. Regner det, kan festen flytte ind i John & Woos lokaler i den gamle trævarefabrik, hvor der er plads til over 80 gæster. Ifølge DMI er middeltemperaturen for juli 16,9 °C i klimanormalen fra 1991-2020, og aftenerne er køligere end døgnets gennemsnit. Et sted med indeplads til alle gæster gør, at regn ikke koster noget ekstra.
Holder du festen et sted uden indeplads, skal telt med sider, varmelamper og evt. gulv med i budgettet. Det er udgifter, der skal bestilles i god tid, og som ofte ikke kan afbestilles, hvis prognosen ender med sol. Derfor er et sted med både ude- og indeplads ofte den billigste forsikring.
Hvordan holder du budgettet nede uden at festen bliver kedelig?
Budgettet holdes nede ved at vælge færre, men bedre elementer og ved at bruge det, stedet allerede har. Hos John & Woo på Frederiksberg er det fx bordtennisbaren i kælderen, som efter aftale kan bruges af 30-40 gæster, og senere på aftenen kan kælderen blive dansegulv. Vælg en hverdag frem for en lørdag, hvis stedet har lavere priser midt på ugen. Drop velkomstbobler og server en enkel drink i stedet. Lad en aktivitet, der allerede findes på stedet, erstatte en ekstern underholder.
- Lås gæsteantallet tidligt. Spørg kollegerne i marts, ikke i juni.
- Bed om samme format. Pris pr. person inklusive moms, drikkevarer og personale.
- Aftal drikkevarer skriftligt. Fri bar med tidsramme eller forbrug med loft.
- Tjek plan B. Indeplads til alle gæster sparer telt og varmelamper.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en minimumsomsætning ved en sommerfest?
En minimumsomsætning er det beløb, et selskab samlet skal handle for hos et sted, for at få lokalet for sig selv. Bliver I færre end planlagt, betaler I stadig minimumsbeløbet. Spørg altid om reglen, før du booker til 30-80 gæster.
Er det billigst at medbringe egen mad og drikke?
Egen mad og drikke er billigst på papiret, men ikke altid i praksis. Steder som Klubben Festlokale og Djøf Rooftop tillader egen forplejning ifølge Venuu, men glas, køl, personale og oprydning skal så lægges til budgettet.
Hvornår skal man booke sted til en firmasommerfest 2027?
En firmasommerfest i juni 2027 bør bookes i god tid, gerne i februar eller marts. needs.dk anbefaler at indhente tre tilbud på samme dato, så du kan sammenligne pris pr. person, før de populære datoer er væk.
Artiklen indeholder bevidst ingen kronebeløb, fordi selskabspriser ændrer sig fra sæson til sæson. Vejrdata er fra DMI (klimanormal 1991-2020). Tjek altid aktuelle priser direkte hos stederne.
Senest revideret 23. februar 2027.